为方便教职工使用公务卡,结合我院情况,公务卡使用说明,具体如下:
一、公务卡的概念和结算方式
公务卡是指预算单位工作人员持有的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的银行信用卡。
公务卡结算是指预算单位在职职工在日常公务支出中先使用公务卡刷卡消费,于规定的期限内按财务制度审核后,通过国库集中支付系统财政授权支付方式,直接将报销费用转入个人公务卡上还款的结算方式。
二、实行公务卡结算制度的意义
1、有利于提高公务支出的透明度。持公务卡刷卡消费,银行将交易事项记账,并把相关交易信息发送到财政主机后(一般在交易日后两天),单位财务部门就可以通过国库支付系统获取刷卡人的所有信息,包括持卡人名称、消费日期、消费金额、消费地点等。
2、有利于提升单位的财务管理水平。推行公务卡结算制度,可以最大程度地减少单位现金支出,持卡人也不需要提前向财务处借款,有效克服了传统现金支用方式存在的问题。
3、有利于从源头上预防腐败,杜绝违规违法行为。
三、公务卡消费使用的范围
公务卡可用于公务活动的刷卡透支消费,以及接收因公借款的划转资金。使用范围包括办公费、印刷费、差旅费、会议费、培训费、招待费、交通费等有关商品和服务的零星购买支出费用(如涉及相关补助也可直接打入公务卡内)。
公务卡也可用于个人支付结算。
实行公务卡结算方式后,使用现金结算的范围原则是限以下内容:
1、发放慰问金或其他抚恤救济性支出;
2、发放给非本单位职工且单笔金额在1000元以下的一次性费用;
3、支付给单位临时聘用人员(不含长期聘用人员)的费用;
4、在不具备刷卡条件的商业服务网点发生的零星支出;
5、其他特殊情况确需使用现金结算的。
四、公务卡结算流程
1.持卡人因公务活动需要,使用公务卡刷卡消费,并取得经本人签名的消费交易凭证(银联小票)和相应发票。
2.在规定的期限内,职工持发票、公务卡刷卡凭证及报销审批单据到财务处办理报销手续。
3.财务人员按规定审核后,通过学校的零余额账户将报销资金转到公务卡,完成报销。
如公务卡用于个人消费,由持卡人自行通过现金缴款或转账方式还款(注:使用公务卡提取现金属于个人消费行为,提取现金手续费由持卡人个人承担)。
4、刷卡后发生向供货商退货的,在货款退回公务卡后,持卡人应及时通过财务处将资金退回我院帐户。
五、公务卡结算报销中应注意的事项
1.一项经济业务中,如果同时有转账结算、现金结算和公务卡结算,应根据不同的结算方式,分别填制报销单据审批报销,以便于财务部门、教职工与银行对账和账务处理。
2.教职工在财务部门交付报销单据时,应在报销单据上注明现金消费、因公借款或刷卡消费及刷卡消费的时间,以便于提示划款和查询资金到账情况。
3.教职工使用公务卡结算的各项公务支出,在规定的免息还款期到期前,必须提前五个工作日以上,到财务处报销。
4.公务卡不允许透支提现,但卡内有余额的情况下可以提现。
5、公务卡属于贷记卡,可以先透支后还款,享受一定的免息期。我院公务卡办卡银行建行规定:使用公务卡透支消费,当月消费,下月27日之前还款,可享有最短20天,最长50天的免息还款期。(我院教职工公务卡初始帐单日不一致,为方便报销,我院将帐单日统一调整为每月7日,还款日为每月27日)。
6、公务卡卡片和密码由持卡人妥善保管,遗失或损毁应及时挂失并补办手续。补办公务卡由持卡人自行到建设银行申请办理。因公务卡遗失造成的经济损失,按照持卡人与建设银行的服务协议中的相关规定处理。
六、实行公务卡结算方式后的财务管理
1、实行公务卡结算方式不改变我院的现行财务管理制度与报销基本流程。
2.教职工使用公务卡的刷卡消费行为,只有在经过相关领导批准后,才被确认为公务消费行为并报销费用。
3.教职工使用公务卡应树立良好的信用意识,在免息期内按时报销还款,如因报账不及时,超过了还款日期而产生的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人承担。
财务处
2012-05-10